软考集成教程知识点精讲之规划采购管理的输出

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      2016年下半年系统集成项目管理工程师考试开始使用新版考试大纲和教材，希赛小编为大家整理了一些系统集成项目管理工程师教程知识点精讲，以下是关于规划采购管理的输出的讲解，希望对大家有所帮助。

      规划采购管理过程的输出主要有采购管理计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自制或外购决策、变更请求和项目文件更新。

      1.采购管理计划

      采购管理计划描述项目团队将如何从执行组织外部获取产品和服务，以及如何管理从编制采购文件直到合同收尾的各个采购过程。采购管理计划可包括如下内容：

      √拟采用的合同类型。

      √风险管理事项。

      √是否需要编制独立估算，以及是否应将独立估算作为评价标准。

      √如果执行组织设有采购、发包或采办部门，项目管理团队可独自采取的行动。

      √标准化的采购文件（如需要）。

      √如何管理多个供应商。

      √如何协调采购工作与项目的其他工作，例如，制定进度计划与报告项目绩效等。

      √可能影响采购工作的制约因素和假设条件。

      √如何处理某些产品的采购需要提前较长时间的问题，并在项目进度计划中考虑所需要的时间。

      √如何进行自制或外购决策，并将该决策与估算活动资源和制定进度计划等过程联系在一起。

      √如何在每个合同中规定合同可交付成果的进度日期，以便与规划进度管理和控制进度过程相协调。

      √如何识别对履约担保或保险合同的需求，以减轻某些项目风险。

      √如何指导卖方编制和维护WBS。

      √如何确定采购/合同工作说明书的形式和格式。

      √如何识别预审合格的卖方（如果有的话）。

      √用于管理合同和评价卖方的采购测量指标。

      2.采购工作说明书

      依据项目范围基准，为每次采购编制SOW，对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。采购SOW应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在的卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。至于应该详细到何种程度，会因采购的性质、买方的需要或拟用的合同形式而异。采购SOW中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他内容。

      采购SOW应力求清晰、完整和简练，它也应该说明任何所需的附带服务，例如，绩效报告或项目后的运营支持等。每次进行采购，都需要编制采购SOW。不过，项目管理团队可以将多个产品或服务组合成一个采购包，由一个采购SOW全部覆盖。在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到合同签订，采购SOW成为合同的一部分。

      要注意的是，采购SOW并没有固定的内容和格式要求，某些应用领域可能对其有特定的内容和格式要求。例如，在软件项目的采购中，采购SOW可能就要包含最终的验收标准。

      3.采购文件

      采购文件（Procurement Document）用于征求潜在的卖方的建议书。如果主要依据价格来选择卖方（例如，购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果主要依据其他考虑（例如，技术能力或技术方法）来选择卖方，通常就使用诸如建议书的术语。不同类型的采购文件有不同的常用名称，可能包括信息邀请书（Request for Information，RFI）、投标邀标书（Invitation for Bid，IFB）、建议邀请书（Request for Proposal，RFP）、报价邀请书（Request for Quotation，RFQ）、投标通知、谈判邀请书和卖方初始应答邀请书等。具体的采购术语可能因行业或采购地点而异。

      买方拟定的采购文件应便于潜在的卖方做出准确、完整的应答，还要便于对卖方应答进行评价。采购文件中应该包括应答格式要求、相关的采购SOW和所需的合同条款。对于政府采购，则需要遵循《中华人民共和国政府采购法》的要求。

      采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值和风险水平相适应。采购文件既要足以保证卖方做出一致且适当的应答，又要具有足够的灵活性，允许卖方为满足既定要求而提出更好的建议。买方通常应该按照所在组织的相关政策，邀请潜在的卖方提交建议书或投标书。可通过公开发行的报纸、商业期刊、公共登记机关或Internet来发布邀请。

      4.供方选择标准

      供方选择标准（Source Selection Criteria）通常是采购文件的一部分。制定这些标准是为了对卖方建议书（Seller Proposal）进行评级或打分。标准可以是客观或主观的。如果很容易从许多合格卖方获得采购品，则选择标准可局限于购买价格。在这种情况下，购买价格既包括采购品本身的成本，也包括所有附加成本（例如，运输费用等）。对于比较复杂的产品、服务或成果，还需要确定和记录其他的选择标准。例如：

      √对需求的理解。卖方的建议书对采购SOW的响应情况如何。

      √总成本或生命周期成本。如果选择某个卖方，是否能导致总成本（采购成本加运营成本）最低。

      √技术能力。卖方是否拥有或能合理获得所需的技能与知识。

      √风险。采购SOW中包含多少风险，卖方将承担多少风险，买方如何减轻风险。

      √管理方法。卖方是否拥有或能合理获得相关的管理流程和程序，以确保项目成功。

      √技术方案。卖方建议的技术、方法、解决方案和服务是否满足采购文件的要求，或者他们的技术方案将导致比预期更好或更差的结果。

      √担保。卖方承诺在多长时间内为最终产品提供何种担保。

      √财务实力。卖方是否拥有或能合理获得所需的财务资源。

      √开发能力和兴趣。卖方是否有能力和兴趣来满足潜在的未来需求。

      √组织规模和类型。如果买方或政府机构规定了合同必须授给特定类型的组织，例如，系统集成一级资质企业，那么卖方是否属于相应的类型。

      √以往的业绩。卖方过去的经验如何。

      √证明文件。卖方能否出具来自先前客户的证明文件，以证明卖方的工作经验和履行合同情况。

      √知识产权与所有权。对其将使用的工作流程或服务，或者对其将生产的产品，卖方是否已声明拥有知识产权和所有权。

      5.自制或外购决策

      通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成还是需要外购的决策。如果决定自制，则可能要在采购计划中规定组织内部的流程和协议；如果决定外购，则要在采购计划中规定与产品或服务供应商签订协议的流程。

      影响自制或外购决策的因素包括组织的核心能力、合格供应商所能提供的价值、用经济有效的方法实现需求的风险、内部能力与供应商能力的比较。

      6.变更请求

      规划采购管理过程可能导致对项目管理计划、子计划和其他组成部分提出变更请求。通过实施整体变更控制过程对变更请求进行审查和处理。

      注意：在规划过程组的所有过程中，只有规划采购管理过程会输出变更请求。

      7.项目文件更新

      规划采购管理过程更新的项目文件包括需求文件、需求跟踪矩阵和风险登记册。

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