10.2 信息发送(information distribution)
信息发送是指将需要的信息及时地传送给项目涉及人,它包括实施沟通管理计划以及对突发的信息请求(request for information)作出反应。
10.2.1 信息发送的输入
1.工作结果(work results)。工作结果在4.2.3.1部分讨论。
2.沟通管理计划。沟通管理计划在10.1.3.1部分讨论。
3.项目计划。项目计划在4.1.3.1部分讨论。
10.2.2 信息发送的工具和方法
1.沟通技巧(communication skills)。沟通技巧用来交换信息。发送者有责任使信息清晰、没有歧意和完整以便接收者能正确地接收。发送者也有责任确保信息被正确地理解。接收者有责任确保完整接收和正确地理解信息。沟通有很多类型:
书面的和口头的,耳听的和口讲的。
内部的(项目内)和外部的(与客户、媒体、公众的沟通)。
正式的(报告,指示等)和非正式的(备忘录,特别安排的谈话等)。
垂直的(组织内上下级之间)和水平的(与同级别之间)。
2.信息检索系统(information retrieval systems)。小组成员可通过各种方法共享信息,这样的方法包括手工案卷系统(manual filing systems)、电子文本数据库(electronic text databases)、项目管理软件,以及可以检索技术文件资料的系统(例如工程制图)。
3.信息发送系统(information distribution systems)。项目信息可使用多种方法发送。包括项目会议,复印文件发送,共享的网络电子数据库,传真,电子邮件,声音邮件,以及电视会议。
10.2.3 信息发送的输出
1.项目记录(project records)。项目记录可以包括信函、备忘录、报告和说明项目的文件。应尽可能适当的有组织的维护这些信息。项目小组成员常常在项目笔记本(project notebook)中维持个人记录。
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