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信息系统项目管理师知识点温习:项目沟通管理

责编:q459565833 2015-12-29

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    信息系统项目管理师知识点温习:项目沟通管理

    一、沟通管理

    沟通定义:

    包括为了确保项目信息及时适当的产生(generation)、收集(collection)、传播(dissemination)、保存(storage)和最终配置(ultimatedisposition)所必须的过程。

    IT行业沟通的特点

    缺乏重视、缺乏信息共享、传递和使用的规范、缺少参考范例

    技术人员忽视非正式沟通

    不擅长与客户交流,习惯与机器打交道

    希赛网

    缺乏风险防范意识

    人员流动性大,缺乏合理的培训机制

    阻碍有效沟通的因素

    沟通双方的物理距离;

    沟通的环境因素;

    缺乏清晰的沟通渠道;

    复杂的组织结构;

    复杂的技术术语;

    有害的态度;

    影响项目的沟通技术因素

    信息需求的及时性;

    技术的适用性;

    预期的项目人员配置;

    项目生命环境;

    团队环境;

    沟通方式

    单独谈话;

    项目会议;

    项目简报、通知;

    项目报告、项目总结;

    项目沟通障碍

    对于项目团队成员,沟通的主要障碍:

    掌握知识信息不够;

    重点不突出或条理不清晰;

    缺少聆听,有偏见,先入为主,判断错误;

    准备不充分,未慎重思考就发表意见;

    按自己思路,忽略别人的需求;

    情绪不好/失去耐心,造成争执;

    时间不充分;

    信息的传递方式

    会议

    书面通知,包括电子邮件

    专设的项目管理软件

    沟通管理过程内容

    沟通计划编制,确定项目干系人的信息和沟通需求。

    信息分发,以合适的方式及时向项目干系人提供所需信息。

    绩效报告,收集并分发有关项目绩效的信息。

    项目干系人管理

    二、沟通计划编制

    输入:

    组织过程资产

    项目章程

    项目管理计划

    项目范围说明书

    用到的工具和技术:

    项目干系人分析

    确定不同的项目干系人的信息需求;

    辨别出对项目干系人的影响和收益,以此帮助项目经理制定最佳的沟通策略;

    沟通需求分析

    是项目干系人信息需求的汇总。把所需信息的类型和格式以及价值分析相结合便可以定义沟通需求。

    明确的界定谁与谁沟通,以及谁将接收什么信息。

    沟通技术

    与项目干系人沟通,内外有别;

    明确项目组内部沟通议事原则;

    输出:

    沟通管理计划

    项目干系人的需求和预期;

    用于沟通的信息,包括格式、内容、细节水平;

    个体对沟通信息的响应;

    将接收信息的个体和小组;

    传输信息的方法和技术;

    沟通频率;

    专业术语表;

    项目统计会议;

    项目团队会议;

    电子会议;

    ……

    三、信息分发

    向项目干系人及时提供所需的信息。

    输入:

    工作绩效信息

    沟通管理计划

    用到的工具和技术:

    沟通技术

    沟通技术(communicationskills)。沟通技巧用来交换信息。发送者有责任使信息清晰、没有歧意和完整以便接收者能正确地接收。接收方的责任是保证信息接受完成无缺,信息理解正确无误。

    类型:

    书面的和口头的,耳听的和口讲的。

    内部的(项目内)和外部的(与客户、媒体、公众的沟通)。

    正式的(报告,指示等)和非正式的(备忘录,特别安排的谈话等)。

    垂直的(组织内上下级之间)和水平的(与同级别之间)。

    信息收集和检索系统

    小组成员可通过各种方法共享信息,这样的方法包括手工案卷系统(manualfilingsystems)、电子文本数据库(electronictextdatabases)、项目管理软件,以及可以检索技术文件资料的系统(例如工程制图)。

    信息分发方法

    取得的经验教训

    输出:

    更新的项目管理计划

    组织过程资产

    经验教训文件;

    项目档案;

    项目报告;

    项目介绍;

    项目干系人反馈;

    项目干系人通告;

 
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