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一位十五年工作经验的PM分享心得

责编:张格格 2020-11-19

一位十五年工作经验的PM分享心得

一、本期话题

大家在从事项目管理的工作中,有哪些项目心得可以跟大家分享和交流?

二、嘉宾分享

01

自我介绍:本人从事供应链有15年的工作经验,从小虾米到现在略有建树,大大小小的项目也做了上百个了,从低成本的改善项目,到上千万投入的大型物流规划项目,都在自己的职业路程上留下了一笔笔的痕迹。我不敢说有多大的成就,但是这15年的感悟,我还是想跟同好们分享的,尤其是想分享给那些准备踏入职场做项目或者正在项目经理这个岗位上奋斗的Projecter们。

再介绍下自己的工作经验,职业生涯比较丰富,出道时做了报关员,后来去做了货代,随后去制造业打拼,做物流规划,从原材料入厂,到生产制造物流,然后成品物流,最后开始做整体规划,陆陆续续完成了职业规划的拼图。

经历了私企,日企,国企,欧美企业,社会阅历算是有点丰富吧,经历了不少好的坏的,也看过了太多的人情冷暖。

此次分享是想和同样做项目经理的朋友们,以及准备走项目路线的朋友们做一下交流。本人一直从事供应链工作,目前在一家跨国企业从事供应链项目开发和实施工作。

大家都知道,供应链是一个很复杂的岗位,从广义的角度来讲,它是一个串联商流、信息流、物流的链条,尤其是后两者。

从狭义的角度来讲,貌似在好多人的眼里,供应链=物流=运输+仓储&报关,稍微牛逼点的公司,会把计划&报关也拼在一起。

言归正传,作为一个项目经理,必须要了解自己的项目。这也算是“工欲善其事,必先利其器”,或者“知己知彼,方能百战百胜”。

很多项目经理,接到项目的时候,往往会立刻把工作重心放在了制定方案和实施计划上,却忽略了一个问题,你究竟对你的项目了解了多少?要知道,如果你一开始并不十分了解项目的话,你后面做的一系列努力都会产生方向性的错误,这对于一个项目来讲,是致命的。

既然要了解项目,在开始阶段你需要了解那些内容?

1、项目的目的。这是很重要的,如果你连项目的初衷都不了解,不好意思,你已经失败了一大半了,后面做的再天花乱坠,也是扯淡了。

一般来讲,公司里做项目有几大类,第一类,改善类,尤其是制造业项目尤为多见,工艺改善,流程改善,制度改善,方法改进,总之一句话,就是奔着高效+低成本去的。

第二类,扩张类,比如新产品/技术开发,销售新项目,建立新厂等。

第三类,算是战略性的项目,比如自动化,数字化,组织架构整合啦。

知道了项目要走哪个大方向,那就知道自己的力气要往哪里用了,在PMP®管理里,这个算是项目章程的一部分,也是要项目启动前要明确的,因为这个往往是管理层来制定的,跟项目经理关系不大,PM这个时候只有被动接受的份,毕竟你是被找来解决问题的人,而不是给老板添提意见添堵的人。

2、手里的人力资源。有哪些人可以所用,这些人的能力是多少。当然,你的Boss能给你一群孙悟空的几率很低(如果有那么多的孙悟空,往往也论不到你来做PM了)。所以,先看看有几个沙僧几个八戒,沙僧多了你就要偏向于自己动脑子写方案,顺带时刻盯着沙僧们的进度;反之,八戒多了,那还得提防着二师兄们只出工不出力,占着茅坑不拉屎,空耗你的资源还没多大产出,另外,八戒们也是定时炸弹,不遵守规矩,爱耍滑头偷懒,万一那天摆你一刀也未可知。总之,遇到二师兄多,记得多长几个心眼。

当然,我也做过钱多人傻速来的项目,这种项目是可遇而不可求的,老板不是傻子,恨不得一分钱掰成2份用。如果你很幸运遇到了,就不说了。大部分项目的成本预算是有限的,而且成本预算决策会比较慎重,一般来讲,项目经理会参与到这个环节,先定义好花钱的内容,然后从经验、市场价、或者请供应商直接报价都可以比较贴切的确定花钱的范围。记住,这一块,请务必多做一些前期调研,毕竟很多隐性的成本,在项目初期往往不能被估算到,所以多把这些估算进去,在花钱时不用提心吊胆,毕竟项目开始后再申请费用不是一件容易的事情,财务和风险控制都不是你能轻易解释的通的部门,人家的后台基本就是boss。

ok,项目前期要做的功课大概就是这些,当然,行业不同,侧重点也不同。但是大概的框架就是这样了。Come on,下一步,接过boss给你的尚方宝剑,准备开工吧!

完成了前期准备,我们就要开始做项目准备了。每个行业都有自己的特点,所以我就基于我的理解和工作经验来说下要准备哪些:

一、首先,每个PM都不可能是全才,基本上每个PM都会遇到自己没有什么经验的项目。记住两点:

1、谦虚谨慎,记得去学习下这个项目背景下的相关基础知识,有时间的话钻研一下,虽然大概率你不会成为专家,但是可以有效的避免你和供应商或者实施人员沟通的门槛,减少不少尴尬, 被宰的几率会低不少;

2.少说多问,自己不知道,就让供应商给你方案,你提要求(一开始只要合理就可以提,后面再做筛选)。供应商给你的方案,看不懂就问,让他解释给你听,供应商为了拿业务,不会也不敢不解释,其次,他未必知道你葫芦里卖的什么药。一轮几个供应商方案听过后,你也大概知道七七八八了。最后,加上一点自己的总结和想法,一套能拿得出手的solution就出来了。

二、方案有了,方案实施的计划,你得有。不要学有些项目经理,凭经验做事。计划往往是不准的,但是计划必要有,而且计划必须是严肃的。言归正传,一个公司有2件事必须是严肃的,第一就是计划,第二是决定。我记得我前老板说过一句我觉得太对的话:“一个企业里,还有比计划能严肃的事情吗?”计划可以不准,但是计划必须尽可能的遵守,如果发生项目逾期了,不是先改计划,而是要赶进度,实在不行再改计划,时时刻刻体现项目的严肃性。否则你的成员们会拿计划当儿戏,可想而知,你能不能hold住组员就看你的能力了。

三、分解项目。PMP®里有一个术语,叫做WBS,全称叫做Work Breakdown Structure,中文翻译就是工作分解结构。说白了,就是把大项目分解为小项目,小项目分解为虾米项目,虾米项目分解为微生物项目......这个必须有,目的是明确每个子项目有多少工作量,需要多少资源支持,需要多少工期。当所有的子项目分解完毕后,做个汇总,你会知道大概的实际资源和你规划的资源差距有多少,下面的路怎么走,你就可以做到手中有粮,心中不慌了。

四、分派任务。从前期准备中,你其实已经知道手头的孙悟空、猪八戒、沙僧的比例了。ok,首先要阐明一点,做项目更像是做人,选好人,用好人,哪些人可以信任,哪些人需要监督,哪些人需要防范,自己心里一定要有数。孙悟空和沙僧做配合没问题,如果孙悟空扎堆,会有可能产生打架;八戒多了,项目基本会delay,沙僧多了,不好意思,最怕这种主儿,埋头不动脑筋,瞎几把乱作,最后想纠正也来不及了。合理的人员分配,究竟还是一门不小的学问,取决于PM的社会经验和工作经验。

五、完成回顾。上面几个点做完后,你回过头来看看,总结下,你的风险点在哪里,怎么克服。这里面分2块来做,短期如何解决,中长期怎么来避免。这一块,作为PM是要有数的。当然,有些问题是无法避免的,但是不能让问题影响到手头的项目,否则,请升级到你的项目sponsor,请他来帮你解决,毕竟领导的资源和能力是绝对比你大。

接下来再来谈原则和做事方案,不涉及实施细节。

1.“二八原则”

做项目同样必须要遵循这个原则。没有哪个项目是八面玲珑,密不透风的,所以一个项目从建立初期,就会有人开心,也会有人不爽。但是不管怎么说,项目本身会对整体产生更多的benefit,否则这个项目也不会有被建立的可能。

对于项目经理来说,二八原则的实质就是抓大放小。解释起来比较繁琐,我大概说下:

1.两善取其重,两害取其轻。这个很好理解,一件事当然挑好处更多的做,反之,当这件事不得不做的时候,选坏处少的做。

2.当受益远大于损失的情况下,毫不犹豫的舍弃“二",而留下"八"。

3.花小钱办大事,类似于小成本撬动大投资。总结一句话,学会取舍。

2. 做事方法论。

很多项目经理在遇到一件事时,往往会情不自禁的会把结果归结于成员的能力问题。我不否认每个人的能力都有高低,但是从项目本身来说,项目经理更多的要做是引导和梳理。

遇到问题时,请避免case by case来解决问题,尽量把问题归结于一个类型,这有利于项目团队的成长,也会在今后更容易形成管理体系,有益于提升管理团队的整体能力。

我的做法是,善用一些分析工具,比如鱼骨图,5why,甚至动用8D报告等,以头脑风暴,或者workshop的形式,让大家参与到讨论里,最后形成一个类似于疫苗的东西,防范一类问题的产生,而不是一个问题。

3、项目中要学会把控。

西方管理学里,有一个词语叫做control,也就是控制,把控的意思。那到底把控什么呢?其实无外乎以下几样:

1.计划把控。如前面所说的,计划可以不准,但是计划一定要有,而且一定要被遵守。如果计划和实际有偏差和波动,先想办法消除波动,更改计划要走流程,体现计划的严肃性。

2.资源把控。项目经理要控制好人员和费用的支出,钱不要超标,时间也不要多花,这些都是可贵的项目资源,如何合理的利用资源,优化资源,少干活多出成绩,是每一个项目经理要时刻思考的。

3.产出把控。什么点出什么成绩。项目管理里叫做里程碑,英文是milestone。意思是项目中有重要意义的节点,比如kick off会议,大的阶段做完,验收等,都属于里程碑。

4、项目中要学会总结。

我相信,还是有很多项目经理会把上一个项目的失败点和坏习惯带到下一个项目中去。很多项目在验收后,以为大功告成了,也不去分析总结,洋洋洒洒接受了胜利,就又开始了下一个项目。

对于一个项目经理而言,也许一个项目的成败远不如从这个项目中得到的经验教训来得重要,与项目一起成长才是最大的收获,否则,止步不前的你,又怎么能适应不断发展的时代步伐呢?

以上是我的项目准则,也是我的做事准则,也许很片面,但是我觉得对于新人来说,还是有可取之处的。

我们明白,许多新人都愿意去听取老PM们的经验,很多老人会告诉新人如何运用人情世故的手段,如何投机取巧等小技巧,但是,我还是想说,作为一个项目经理,如论如何,都要有自己的初衷。

做项目是一个”不积硅步,无以至千里“的过程,这个过程离不开时间的积累,更关键的时你的态度。

踏实,稳重,谦虚,谨慎,是一个项目经理必不可少的美德和基本准则。无论今后的项目多寡和和复杂程度,我觉得,做好事,就是做对人。做项目就是人情,毕竟项目以人为本。

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