项管政企网国际通信工程外包采购经验谈[3]

第二步：根据项目具体情况，并结合代表处资源情况，综合考虑成本和自有资源能力，明确分包方式和外包风险，是项目各个环节独立雇佣分包商还是整体外包，物料及服务是独立采购还是整体采购；同时需要明确合同方式，是采用固定总价合同、单价合同还是激励性合同；例如在A国S项目中，采用整体的外包方式，包括物流和仓储，对项目后续执行带来了不少麻烦，分包商施工进度慢，想引入其它分包商参与，虽然在合同中规定我司能随时提货，但是分包商利用其政府关系，对物资有完全的掌控权。

第三步：整理提供给分包商的资料，检查这些资料是否正确完整，资料包括工作界面、工作内容描述、整体工期计划、人力资源需求、组网方案、网络规划设计方案、服务标准、需要分包商提供的材料和设备及其相应标准和报价模板等，这些材料的准确性和完整性决定了分包商报价的有效性，例如在A国S项目中，工作界面没有工作内容描述作为补充，导致分包商对工作界面和工作内容的理解存在偏差，造成分包商在执行过程中不停地要求和我司谈判，导致工期延误并增加了项目外包成本；再如，签入合同的网络规划设计方案信息不全，导致项目执行中，分包商认为铁塔的设计需要变更，要求我司承担铁搭变更所产生的费用；报价模板要详细，按单个工作包的执行流程，细分报价条目，服务和材料分开，便于更加精细地对比各家分包商成本，也为后续工作包拆分做好准备。

第四步：发布招标信息和招标文件，对招标文件进行澄清，回收分包商对招标文件的应答和报价，指定分包商也不例外，并要求分包商对提交材料的真实性做书面保证；

第五步：分析分包商应答文件和分包商报价，对于外包数据库匮乏的或者地区，可以参照相邻或者地区其它项目相同或者相似的外包报价，评估分包商的服务能力，权衡成本因素；

第六步：制定谈判目标、沟通方式和谈判策略，统一谈判小组成员思路，并获取授权。

3.2.2 正式谈判

在国际工程项目中，英语在很多都是第二语言，为了能更好的表达，条件允许的情况，让本地员工主谈，中方支撑；提前准备，尽量营造对等的谈判环境，尤其是面对业主的指定分包商。

谈判的首要目的是搞清楚分包商是否真正地清楚工作界面、工作内容、交付质量和工期要求，以保证分包商有能力交付项目，其次根据准备阶段的分析结果，确定目标价格，为提升项目利润和降低项目交付风险打基础；接着和分包商制定谈判准则，例如谈判方式、谈判成员要求（是否具备决策权）、每个阶段谈判结论的输出方式（保持结论的一致性）、谈判地点和谈判语言要求等。

谈判过程中，了解分包商的实际需求和观点，建立共同点或者目标，对达成一致的事项立刻进行重复性陈述，并形成纸面文档，输出会议纪要，双方签字，作为合同附件；对双方有分歧且短时间内无法达成一致的问题进行记录，当次谈判结束后，对记录的分歧点进行分析，分析分包商所提出分歧点根本原因，寻找解决方，例如采用“价值不等”策略和分包商进行交换，或者“换位思考”,根据分包商实际情况，做出合理的让步，比如分包商现金流紧张，可以考虑适当缩短支付周期和支付方式；对超出职权范围的问题，及时提请领导层决策；根据分歧点的重要程度和谈判的状态，梳理分包商的需求和观点，合理调整谈判目标，确定某些目标的必要性，并在此基础上再次和分包商建立共同点或者目标，循环执行以上步骤，截止到对所有问题达成共识。

3.3 合同

合同的输出要注意以下几点：

双方传递的合同版本是否一致

预付款和进度款的支付方式和支付周期是否合理

分包商违约的法律责任和我司的法律权益是否在合同中界定清楚

法律纠纷处理地点是否对分包商有利

在谈判阶段准备的文档是否有更新，是否都在主合同中做了定义

保密条款是否清晰

合同语言问题，关注英语合同在当地的有效性，如果需要签署双语合同，要确认翻译件是否和英语合同一致

其它商业性条款

[1]  [2]  [3]