人员不足供货不及时，PM如何控制成本并挽回项目节点？

人员不足供货不及时，项目经理如何在控制成本的基础上挽回项目节点?今天，我们邀请了希赛创造营的学员们，通过剖析和解决具体问题，为大家提供这一类问题解决的办法参考，一起来看看吧。

本期案例

行业：汽车行业-系统集成商

岗位：项目经理

案例背景：

国内某主机厂新车型生产线，处在生产加工阶段。

遇到的问题：

由于疫情影响，国外采购的设备不能按时供货，国内下包人员也由于疫情隔离不能准时到达，严重拖后项目节点。

待解决的问题：

项目经理有什么手段在控制成本的基础上挽回项目节点?

主治医师

01昵称：闻道有先后

一个典型范围、成本、进度三大基准平衡的问题，题主要求在成本不变的情况，进度仍维持既有节点，那就要缩减工作范围。

1、 首先盘点下当前的问题点，为什么没有赶上当下的节点，想法儿赶上当下的节点。

2、 先和团队核心成员通个气，告知其当下的现状，力保团队核心成员思想一致。然后组织召开会议，和团队成员公布当前的情况，设备、人都不能及时就位，在这种情况下，仍要保证系统按时上线。

3、 安抚下团队成员后，征询成员意见：在上述的情况下，如何确保系统按时上线?要抽丝剥茧，确定最低限度的工作任务，底线就是系统如期上线。

4、 在会上确定好WBS、各节点的负责人、完成时间节点，期间异常的沟通反馈机制，任何异常都要在限定的时间内得到响应。

5、 上述确定的事宜，要落实到纸面上，项目团队成员要一一签字确认(最差的情况核心成员要签字确认)，形成会议纪要。

6、 会议的最后时间，征询成员需要何种形式的奖励(要切实际的，不能痴心妄想)，一一记录在案。

7、拿着这份会议纪向上级领导汇报，与领导确认一个时间，一同去和客户汇报。

8、向客户汇报时，可能会遇到各种各样的情况，但最终的目的是让客户同意会议既定的工作和节点，细微工作任务修改不能影响主线任务!细微问题可酌情同意更改，但不要当场同意，回去和团队成员协商后再回复客户。

9、和客户汇报回来后，正常监控工作进度。有异常及时反馈、处理。同时和上级领导开诚布公谈奖励的问题，尽可能做到上级与团队成员都满意。

10、如果上级领导不同意奖励团队成员，我想，该怎么做，你自己心里有数了……

02昵称：王大胖不好听

今天的案例题比较典型。疫情当下，很多企业应该都会面临这样的问题。我主要从几个方面说一下自己的观点吧。

本题目可以归纳为由于疫情原因造成的延期，该如何进行进度管理?

1、变更：针对大部分公司和项目，疫情都是一个未知风险，我们可能没有足够的储备来专门应对这个风险，那么变更是一定要进行管理的，预测项目在疫情的影响下将会导致进度和成本的变化幅度，疫情相关控制的制度需要纳入项目的管理范围。当然变更可能并不会全部落实，如果能通过延期来解决问题，也就不会有这个题目了。但变更流程一定要有，如果预测的进度得不到满足，就要及时公开风险，让相关方了解项目目前的项目情况和风险是项目经理必须要做的。

2、技术优化：跨行业了，不知道系统集成商行业的汽车生产线问题是否会将实体开发和系统开发剥离，疫情对软件、系统的影响其实是比较小的，因为疫情当下诞生了很多远程办公的便利条件，但必须在工作现场进行的工作是影响比较大的，建议从技术研发方面将这两部分尽可能的分开，比如疫情隔离的情况下，我们可以通过远程办公保证进度。如果是不能通过远程办公实现的，当从长计议，通过调整活动间的依赖关系重新从更高的角度来规划任务，对整体进度可能会有所影响。

3、相关方管理：疫情是我们不能控制的，我们能控制的大概只有相关方对于项目的态度。疫情的固有影响我们需要遵守，但不排除一些成员无视疫情风险的严重性，擅自行动导致的额外延误，比如不必要的疫情隔离。建议对影响项目节点的相关方进行重点管理，尽量避开中高风险地区的出差等活动、限制活动范围等。

4、将更多的环境因素纳入项目监控范围，比如各地区的疫情情况、防疫政策等，提前对可能发生的情况进行过程和时间的预测，当意外发生时掌握更多的主动权。

03昵称：Lucy

一般而言，在项目管理中进行成本控制的有三个关键环节：人的环节(项目管理者和实施团队)、物的环节(材料和设备)以及生产加工环节(生产加工方案和工序)。看这个案例，有两个环节显然存在问题和风险，即人的环节和物的环节，同时，这两个环节的问题解决不好，风险控制不到位的话，也会影响生产加工的环节。

我是非汽车行业人士，对这个问题从项目管理的常规管理与大家探讨，如涉及汽车行业的一些专有工序，专有流程有错误的地方，敬请大家谅解。

在列出解决方法之前，先看案例，此案例已经是一个显然影响生产加工环节的问题了，要将之纳入问题管理中，同时，问题中伴随着风险，也要纳入风险管理中，做好相应的问题日志、风险清单等资料的记录。

首先，毋庸置疑的是疫情给项目带来了进度延迟、成本增加的影响，疫情影响是什么风险?应该定位为不可抗力风险吧，其对自己项目的影响和对友商的影响是什么?先把相关的影响分门别类地罗列出来，并进行有效的相关方沟通，把影响进行告知，并讨论确定如下相关的措施来减少风险

一、控制物(设备和材料)的环节：设备不能按时到货，那有没有其它国外备选产地的设备?如在之前都有相关的生产上资源库储存，那就试着联系国外其它供应商进货;如果没有，那国内的供应商能不能找到同样的货源，有没有可替代的产品，如有，替代品和国外采购的设备之间的差距、优劣是什么，需要和采购相关人员、技术人员进行确认并形成可行的建议上报决策层进行选择确认;

二、控制人(项目管理者和项目实施团队)的环节：国内下包的人员由于疫情隔离不能准时到达，建议和HR沟通，采用另外招聘、下包人力资源购买、在项目团队现有人员中抽调部分人员等多种方式来进行补缺;

三、控制生产加工的环节：1)列出生产加工阶段的后续项目节点，并进行适当的工期缩短;2)当设备到货后，进行赶工或者进度压缩;3)适当的降低项目相关方的期望。和项目相关方进行充分的沟通，告知目前面临的情况和项目组的努力，取得客户的谅解和信任。

以上任何一个环节都涉及了成本控制，在选备选供应商、设备替代品上充分进行比对和适当的画饼(产品你先进来，如还不错，后续大家有更多的合作机会等等)争取拿一个相对好的价格，当然，主要是让采购相关人员和供应商说，自己在旁边敲边鼓就可以了;在人员的增补上适量增加本地员工，一是减少交通成本，二是减少因疫情影响而增加的隔离成本。

另外，还需要做的是审视整个项目的流程和所有与之相关的一些活动并寻找优化的空间和机会并付诸实施以减少项目运行的基础成本。

在这个案例中，切记每个替代的小环节、产品都标上清晰可见的项目成本变动、优劣比对并将之纳入变更管理中，让尽可能多的因素可视化和可量化，尽可能地控制成本。

04昵称：清风峡

关键词：疫情、进度、风险、成本

不论国外采购的设备不能按时供货，还是国内下包人员由于疫情隔离不能准时到达，都是因为天灾加人祸的疫情所致，结合生活实际即PMP^®理论指导，可归纳为未知的未知风险。

在这样的背景下，想要在不改变进度基准的前提下又不对成本产生影响，理论上是不现实的。当然，还要结合项目实际情况，根据风险影响大小和发生的概率综合起来评估。

具体来看：疫情的变化和对应的管控措施确实存在很大的不确定性，但根据相应范围的实时信息咨询和统计，还是可以进行预判的——国外采购的设备，货期预计延迟多少天? 国内，各地区疫情防控管控措施也很明确，耽误的人天工时也是可以确定的。

显然，对于当前的这两个延迟因素本身估计已没有办法进行改善，那与之关联的任务项能否进行进度压缩(后工序快速跟进或赶工)?这可以根据项目计划来分析评估。

如果不能通过对后工序进行进度压缩，PM层面搞不定了，那就趁早举手，申请动用管理储备——可能要对进度基准进行调整变更啦!

#我有话说#

@Soda：

对上对下两步走：

对客户

1-阐述目前情况，说明困难点，扯皮看能不能调整节点(因为你家的设备延期了，别家供应商的也一样，主机厂应该也面临着多家设备供应商报警的情况);

2-看客户有没有资源(一般主机厂都会自己的资源)。

对供应链

1-我采购了你的设备，合同的deadline在什么时候，能不能通过违约去罚款施压;

2-至于这个外包，不知道是不是生产线的组立人员。如果是也可以让主机厂想办法。主机厂没办法，那没辙。投降躺地板，沟通往调整节点方向走。

@灰太狼：

一方面当前工作暂停，等采购设备，另一方面催促采购尽早供货。这段时间可以先做后续不影响的工作，为采购货物到来后开工做好准备。因疫情隔离的员工可以让其在这段时间学习相关理论知识提升自己，也可以先熟悉相关理论工作。